Personvernerklæring

Personvernerklæringen beskriver hvordan NTNU Samfunnsforskning AS samler inn og bruker personopplysninger i forskning, kursvirksomhet og kommunikasjon. NTNU Samfunnsforskning AS, ved administrerende direktør, er ansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. NTNU Samfunnsforskning har en egen personvernernerklæring som dekker egne ansatte.

Personopplysninger

Forskningen ved NTNU Samfunnsforskning er prosjekt- og programbasert, og er finansiert gjennom eksterne bevilgninger i form av oppdrag eller som bidrag til egeninitiert forskning.

Forskningen ved NTNU Samfunnsforskning baseres på ulike typer foreliggende og egeninnsamlede kvantitative og kvalitative data som register- og surveydata, intervjudata, feltobservasjoner, dokumenter, historiske arkivdata etc. Bruk av datamateriale som inneholder personopplysninger er regulert av Personopplysningsloven.

Formålet med innhenting og bruk av personopplysninger i NTNU Samfunnsforskning, er å produsere forskningsresultater av høy vitenskapelig kvalitet. I det enkelte forskningsprosjektet angis formålet for behandling av personopplysninger i det spesifikke prosjektet.

NTNU Samfunnsforskning er ikke pålagt å oppnevne personvernombud, men har valgt et slik løsning. NSD følger opp ved prosjektavslutning, slik at innsamlede personopplysninger blir håndtert i tråd med lover og retningslinjer. Instituttet bruker aktivt de systemene som NSD stiller til rådighet for prosjektledere og ledelse, og alle prosjekter som behandler personopplysninger meldes til NSD.

Deler av materialet inneholder personopplysninger knyttet til medisinsk og helsefaglig forskning, der bruken er regulert av Helseforskningsloven og godkjent av Regional Etisk Komité (REK).

Informasjonssikkerhet, med særlig vekt på korrekt behandling av personopplysninger, blir fulgt opp i vårt system for internkontroll. Våre regler og rutiner for internkontroll er godkjent av Datatilsynet.

Nyhetsbrev

NTNU Samfunnsforsknings avdeling NAPHA sender ukentlig ut nyhetsbrev. Nyhetsbrevene formidles via e-post til interesserte som har ønsket å abonnere. Denne adressen blir kun benyttet til å sende ut nyhetsbrev. Mottaker kan når som helst be om å bli fjernet fra mottakerlisten og om at epostadressen slettes.

Kurs og konferanser

Informasjon som registreres i forbindelse med kurs, konferanser og lignende blir bare brukt i denne forbindelsen, med mindre det er gitt et skriftlig samtykke om utvidet bruk. Informasjonen slettes når databehandlingsbehovet ikke lenger er til stede.

Webanalyse/nettstatistikk

For å samle inn statistikk om besøkende på samforsk.no til bruk i egen virksomhet og aktivitet, benyttes statistikkverktøyet Google Analytics. Informasjonen fra Google Analytics kan ikke spores direkte til enkeltpersoner.

E-post og telefon

NTNU Samfunnsforskning benytter e-post og mobiltelefon som en del av det daglige arbeidet.

Alle ansatte benytter e-post i dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte ansatte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle.

Dersom ikke annet er bestemt så vil e-postkontoen bli stengt når arbeidsforholdet avsluttes, og dataene slettes senest 6 måneder etter at kontoen er stengt. Enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kolleger.

Taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger skal ikke sendes via e-post.

Opplysninger om eksterne honorar- og refusjonsmottakere

Nødvendige opplysninger for utbetaling av honorar og reiseregninger registreres i lønnssystemet. Dette er for eksempel størrelse på honorar, skatteprosent, skattekommune, utlegg som refunderes og bankkontonummer.

Opplysning om navn, adresse og bankkontonummer, samt dokumentasjon for hva som refunderes, lagres da i fakturabehandlingssystemet. Innsyn i opplysningene begrenses med tilgangsstyring i systemet.

I henhold til bokføringsloven plikter NTNU Samfunnsforskning å oppbevare regnskapsbilagene for utbetalingene i fem år etter regnskapsårets slutt.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1.ledd.

NTNU Samfunnsforskning har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registret i et av NTNU Samfunnsforskning sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige, eller opplysninger NTNU Samfunnsforskning ikke har adgang til å behandle, blir rettet, slettet eller supplert.

Personvernombud

Behandlingsansvarlig

Vi bruker informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies)

Som de aller fleste nettsteder bruker vi informasjonskapsler (cookies) for at du skal få en optimal brukeropplevelse. Vi kommer ikke til å lagre eller behandle opplysninger med mindre du gir samtykke til dette. Unntaket er nødvendige informasjonskapsler som sørger for grunnleggende funksjoner på nettsiden.

Vær oppmerksom på at blokkering av enkelte informasjons-kapsler kan påvirke hvilket innhold du ser på siden. Du kan lese mer om bruk av informasjonskapsler i vår personvernerklæring.

Under kan du se hvilke informasjonskapsler (cookies) vi bruker og hvordan du administrerer dem:

Nødvendige cookies

Sikrer grunnleggende funksjoner, nettstedet vil ikke kunne fungere optimalt uten slike informasjonskapsler. Disse er derfor vurdert som nødvendige og lagres automatisk uten foregående samtykke.

Skal du benytte skjema på våre nettsider? Øvrige funksjoner på siden påvirkes ikke dersom du lar være å samtykke, men vil kunne gi mindre funksjonalitet ved utfylling og lagring av skjema. Informasjonen blir slettet fra nettleseren etter 90 dager.

Disse informasjonskapslene gir oss innsikt og forståelse av hvordan nettsiden vår brukes av besøkende. Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics som blant annet kan fortelle oss hvor lenge en bruker oppholder seg på siden eller hvilken side man kommer fra. Informasjonen vi henter er anonymisert.

Ved å huke av for denne tillater du bruk av tredjeparts-informasjonskapsler, som gjør at vi kan tilpasse innhold basert på det som engasjerer deg mest. Disse hjelper oss å vise skreddersydd innhold som er relevant og engasjerende for deg, for eksempel i form av annonser eller reklamebanner.

Tredjepartsinformasjonskapsler settes av et annet nettsted enn det du besøker, for eksempel Facebook.